مايكروسوفت تخوض غمار تجربة اجتماع أكثر أمانًا في Teams

الخميس 11 مارس 2021 - 12:01

لقد مضى أكثر من 12 شهرًا على انتشار الوباء العالمي ولم ير الكثير منا زملائه وجهاً لوجه منذ شهور. مع هذا المعطى، بدأ سباق صعب، رغم الكثير من عدم اليقين، نحو الاعتماد على العمل بكل راحة من منازلنا والذي أضحى الآن هو القاعدة، وأصبح العمل عن بُعد حاليا آلية جيدة ومهمة للتعامل اليومي ومواجهة العملاء والتفاعل معهم.

لكن العمل عن بعد جلب معه خطر التهديدات والهجمات الإلكترونية "الجديدة والمتطورة" من قراصنة شرسين. وهذا يعني أن المؤسسات بحاجة إلى أن تكون دائمًا على اطلاع دائم للتأكد من أن الحلول التكنولوجية التي تستخدمها تتطور باستمرار جنبًا إلى جنب مع احتياجاتها المتغيرة.

لقد حاولنا دائمًا بذل قصارى جهدنا، مع استمرارنا في الابتكار، للتأكد من أننا نضع السيناريوهات المحددة لعملائنا والأفراد في صلب النتائج المرجوة. يتضمن ذلك بطبيعة الحال ضمان الأمان والخصوصية عبر الإنترنت لجميع المعنيين - لا سيما عندما يتعلق الأمر بالتفاعلات اليومية التي تحدث خلال الاجتماعات.

لطالما كانت مقاربتنا تجاه الخصوصية قائمًة على التزامنا بمنح الأفراد الشفافية بشأن جمع بياناتهم واستخدامها وتوزيعها. تتيح عروض Teams الخاصة بنا للمستخدمين إنشاء بيئات مخصصة لتناسب تفضيلات الاجتماع في جميع المجالات. دعونا نرى كيف يتم ذلك.

ابدأ قناة خاصة ضمن فريق أكبر

في كثير من الأحيان، يجب مشاركة المعلومات الحساسة فقط مع أعضاء فريق محددين ضمن فريق أوسع- وقد يشمل ذلك تفاصيل حول مشروع أو بيانات مالية أو عقود سرية لا تتطلب حماية شاملة للفريق. بدلاً من إنشاء فريق جديد، يمكنك إنشاء قناة خاصة داخل فريق موجود - يمكن تخصيصها فقط للأعضاء المعينين. يضمن ذلك طريقة متطورة لتوفير طبقة أمان لحماية معلومات العمل الحساسة دون إنشاء فريق جديد منفصل. لإنشاء قناة خاصة، انتقل إلى الفريق واختر المزيد من الخيارات، ثم حدد "إضافة قناة". بعد تحديد الاسم والوصف، ضمن "الخصوصية" ، حدد سهم القائمة المنسدلة لتحديد أن القناة خاصة - يمكن الوصول إليها فقط لمجموعة محددة من الأشخاص داخل الفريق. بمجرد الإنشاء، ستتمكن من إضافة ما يصل إلى 250 منظما إضافيًا للقنوات الخاصة.

ضمان زيادة الأمن لفريقك

إذا كان أي من المحتوى المخزن أو الذي تمت مناقشته داخل الفريق يعتبر حساسًا للعمل، مثل التفاصيل المالية أو معلومات المشروع المصنفة ، فإن تطبيق مزيد من الحماية لهذا الفريق لضمان أمان المحتوى يعد فكرة جيدة. يمكن تحقيق ذلك من خلال إنشاء فريق جديد وتطبيق تسمية "الحساسية التي أنشأتها تكنولوجيا المعلومات". تقوم هذه التسمية تلقائيًا بتطبيق الحماية المكونة على الفريق. عند إنشاء فريق جديد، في جزء الحساسية والخصوصية، حدد القائمة المنسدلة ضمن "الحساسية" لتحديد تصنيف الحساسية الذي تم إنشاؤه بواسطة تكنولوجيا المعلومات لتطبيقه على الفريق. من الأفضل دائمًا التحقق من مؤسستك أو قسم تكنولوجيا المعلومات بشأن كيفية تخزين معلومات العمل الحساسة.

تحكم في الوصول إلى اجتماعات Teams الخاصة بك بشكل مباشر وحضوري

يمكن لمنظمي الاجتماع تغيير إعدادات المشاركين لاجتماع معين من خلال صفحة ويب خيارات "الاجتماع". يمكن القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى "التقويم" الخاص بك، ثم تحديد اجتماع، ثم الضغط على خيارات "الاجتماع". هنا سوف تكون قادرًا على التكيف وفقًا لاحتياجاتك - مثل من يجب أن يتم قبوله في الاجتماع ومن يمكنه تجاوز الصالة للانضمام مباشرة. بالإضافة إلى ذلك، بصفتك منظم الاجتماع، يمكنك أيضًا تحديد المشاركين الذين يمكنهم الانضمام إلى دور المقدم لتقديم المحتوى ومن يجب أن ينضم كمشارك عادي.

تقليل الاضطرابات

خلال الاجتماعات الكبرى، من المفيد منع حدوث اضطرابات، متعمدة أو عرضية، وبصفتك منظم الاجتماع، يمكنك كتم صوت الحاضرين الفرديين أو جميع الحاضرين في الاجتماع. إذا حدث أن ترك أحد الحاضرين ميكروفونه مشغلا أثناء وجوده بعيدًا، فيمكنك بسهولة كتم صوت هذا المشارك. أثناء الاجتماعات الكبرى التي يقودها متحدثون معينون، مثل قاعة البلدية أو صالة المؤتمرات، فإن القدرة على كتم صوت جميع الحاضرين تمنع مقاطعة مقدمي العروض عن طريق الخطأ.

حدد من يمكنه تقديم المحتوى أو مشاركة شاشته في اجتماعك

بصفتك منظم الاجتماع، فإن القدرة على تحديد من يمكنه تقديم المحتوى أو مشاركة شاشته أثناء الاجتماع تأمِّن النظام وتقلل من مخاطر مشاركة المحتوى غير ذي صلة. قبل بدء الاجتماع وبمجرد الشروع فيه، يمكنك تحديد أحد المشاركين ومعرفة ما إذا كان لديه دور المقدم أو أنه مشارك عادي. وهذا يكون مفيدًا بشكل خاص عند حضور مشاركين خارجيين وقد يحتاجون إلى تقديم أنفسهم بشكل مؤقت.

الآن، وأكثر من أي وقت مضى، يحتاج الناس إلى التأكد من أن محادثاتهم الافتراضية أضحت خاصة وآمنة. من أولى أولوياتنا في مايكروسوفت تأمين الخصوصية والأمان اللذان يتمثلان في التزامنا تجاهك، ليس فقط خلال هذا الوقت الصعب، ولكن بصفة دائمة.